Quy chế, quy định giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp, bên cạnh các văn bản khác như Điều lệ, Nội quy lao động, Quy trình, Bộ quy tắc ứng xứ. Tùy thuộc vào mô hình và lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà số lượng và loại quy chế, quy định cũng khác nhau. Việc nhận diện và hiểu rõ tầm quan trọng của hai loại văn bản này là cần thiết nhằm nâng cao ý thức tuân thủ và hiệu quả công việc của một doanh nghiệp [1].
Quy chế là văn bản quy phạm do doanh nghiệp ban hành nhằm điều chỉnh hoạt động của các chủ thể trong doanh nghiệp, liên quan đến nguyên tắc hoạt động, cơ cấu tổ chức, phân cấp, phân công, tài chính hoặc định khung cho các vấn đề trọng yếu trong hoạt động.
Quy định là văn bản quy phạm do doanh nghiệp ban hành nhằm cụ thể hóa quy định trong các quy chế hoặc quy định các vấn đề liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Quy định thường thể hiện rõ nghĩa vụ mà chủ thể phải làm hoặc không làm khi rơi vào những trường hợp đã được dự liệu.
Như vậy, quy chế và quy định đều là những văn bản do doanh nghiệp ban hành nhằm điều chỉnh các hoạt động nội bộ của mình. Các nội dung trong quy chế thường liên quan đến các vấn đề quan trọng, mang tính nguyên tắc nhằm định hướng hoạt động. Với ý nghĩa đó, quy chế thường được ban hành với sự phê duyệt, chấp thuận của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty, tùy vào loại hình doanh nghiệp. Trong khi đó, quy định thường ít quan trọng hơn và thường không cần sự chấp thuận/phê duyệt này mà người có thẩm quyền theo phân cấp sẽ ban hành trực tiếp.
Thực tế, mỗi doanh nghiệp có thể tùy vào quy mô, cách thức quản trị mà phân tách quy chế, quy định theo những cách khác nhạu. Do đó, việc phân chia nêu trên cũng chỉ mang tính tương đối và ranh giới phân chia trong nhiều trường hợp là nhạt nhòa. Tuy nhiên, có thể tạm hiểu, trong hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp, quy chế giữ vai trò quan trọng và có vị trí cao hơn so với quy định.
Dù có thể khác nhau về hình thức và nội dung nhưng quy chế, quy định đều được hình thành xuất phát từ ít nhất một trong các lý do sau đây:
Tuân thủ quy định pháp luật: Trong doanh nghiệp, một số quy chế, quy định được xây dựng nhằm phù hợp với quy định pháp luật. Các yêu cầu này được quy định rải rác trong các văn bản pháp luật thuộc phạm vi điều chỉnh của các lĩnh vực pháp luật khác nhau. Đơn cử như trong lĩnh vực lao động, người sử dụng lao động muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do người lao động không hoàn thành nhiệm vụ thì phải có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc [2]. Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải thiết lập quy chế dân chủ cơ sở [3] hoặc nếu không có thỏa thuận với người lao động trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể thì tiền thưởng cho người lao động cũng cần được ghi nhận tại quy chế thưởng hoặc quy chế tài chính [4]. Tương tự, pháp luật về chứng khoán yêu cầu công ty đại chúng phải xây dựng quy chế công bố thông tin [5] hay pháp luật doanh nghiệp yêu cầu phải có quy chế quản lý nội bộ [6].
Như vậy, quy chế, quy định được hình thành một phần vì lý do tuân thủ quy định của pháp luật. Trường hợp không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc các khoản mà doanh nghiệp đã chi sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tạo sự đồng bộ, nâng cao hiệu quả trong quá trình hoạt động: Một số quy chế, quy định được hình thành nhằm mục đích tạo ra sự đồng bộ, thống nhất trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc số lượng nhân sự nhiều thì việc xây dựng các văn bản này là cần thiết. Trong những doanh nghiệp này, mỗi người lao động là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống, nếu hoạt động không đồng bộ sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận khác, qua đó ảnh hưởng đến hiệu quả chung của toàn hệ thống. Hãy thử hình dung trong doanh nghiệp, nếu mỗi người lao động đều xử lý công việc theo một cách khác nhau thì khả năng nhầm lẫn trong việc trao đổi thông tin hoặc xung đột, nguy cơ không thống nhất công việc là rất cao. Từ đó, hiệu quả và năng suất cũng không được đảm bảo.
Quy chế, quy định được hình thành nhằm hạn chế tình trạng nêu trên, người lao động trong những hoàn cảnh đã được dự liệu phải hành động thống nhất để tạo sự đồng bộ cho quá trình hoạt động. Ngoài ra, quy chế, quy định cũng tỏ ra là một công cụ hữu hiệu cho người lao động mới, vì khi tìm hiểu các văn bản này, họ có thể nhanh chóng “định vị” được mình đang ở giai đoạn nào, nhiệm vụ cụ thể là gì, phối hợp cùng bộ phận, phòng ban chuyên môn nào mà không phụ thuộc nhiều vào sự hướng dẫn của người đi trước. Điều này cũng lý giải vì sao một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động trước khi chính thức bắt đầu công việc phải tham gia các buổi hướng dẫn, giới thiệu về các văn bản nội bộ trong Công ty.
Quy chế, quy định dạng này thường liên quan đến đặc thù của từng doanh nghiệp, có thể liệt kê một số như: Quy định thu mua hàng hóa, Quy định giải quyết khiếu nại khách hàng, Quy định văn thư lưu trữ, …
Khác với nhóm quy chế, quy định được hình thành theo quy định pháp luật, doanh nghiệp không phải chịu hậu quả pháp lý nếu không có các văn bản này. Tuy nhiên, như đã đề cập, đối với doanh nghiệp quy mô lớn hoặc số lượng nhân viên nhiều thì việc xây dựng các văn bản này là cần thiết nhằm tạo sự đồng bộ, thống nhất trong hoạt động.
Góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp: Trong một cách hiểu đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là tổng thể những giá trị mà mọi người trong doanh nghiệp cùng công nhận và thực hiện. Việc tuân thủ các quy chế, quy định của người lao động góp phần hình thành và duy trì những thói quen, hành động trong doanh nghiệp. Thông qua các văn bản này, doanh nghiệp có thể lồng ghép vào đó các giá trị mà mình muốn hướng đến và đạt được. Về lâu dài, những thói quen, hành động được lặp lại trên cơ sở tuân thủ các văn bản này sẽ tạo thành văn hóa doanh nghiệp.
Ba lý do tồn tại nêu trên của quy chế, quy định cũng đặt ra yêu cầu khi ban hành các văn bản này, doanh nghiệp cần chú ý đến tính hợp pháp, tính hợp lý và tính hiệu quả trên thực tế. Một điểm lưu ý khác là để người lao động tuân thủ các quy chế, quy định thì cần thiết để các văn bản này trở thành một phần của kỷ luật lao động. Cụ thể, doanh nghiệp có thể ghi nhận trực tiếp trong nội quy lao động hoặc liên kết thông qua ghi nhận cụ thể quy chế, quy định cần tuân thủ vào nội quy lao động (nên đính kèm quy chế, quy định đó theo nội quy lao động).
Như vậy, quy chế, quy định có một vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Bên cạnh việc hình thành nhằm tuân thủ quy định pháp luật, một số quy chế, quy định được hình thành theo đặc điểm của doanh nghiệp, tạo sự đồng bộ thống nhất trong quá trình vận hành, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt hơn.
Trân trọng,
Nguyễn Thái Hải Lâm.
Chú thích:
[1] Ngoài quy chế, quy định, doanh nghiệp còn có thể có các văn bản quy phạm mang tính nội bộ khác như: Nội quy lao động, Bộ nguyên tắc ứng xử, Quy trình…. Tuy nhiên, nội dung bài viết này không đề cập đến các văn bản như vậy.
[2] Điều 12 Nghị định 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động.
[3] Điều 6.2b Bộ luật Lao động 2012.
[4] Điều 103.2 Bộ luật Lao động 2012.
[5] Điều 33.1 Nghị định 71/2017/NĐ-CP ngày 06/06/2017 của Chính phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng.
[6] Điều 11.1.a Luật Doanh nghiệp 2014.
Lưu ý: Những thông tin đăng tải trên website này thể hiện quan điểm của tác giả về vấn đề được quan tâm. Theo đó, tác giả không nhằm mục đích cung cấp nội dung tư vấn hay dịch vụ pháp lý thông qua các bài viết này. Bên cạnh đó, các quy định pháp luật có thể thay đổi cũng như tính chất của các vụ việc là rất khác nhau nên trước khi đưa ra quyết định hoặc thực hiện hành động nào, quý vị nên tham vấn ý kiến từ đội ngũ pháp lý của mình.